De impact van IMEX

Talking Points

IMEX is het grootste MICE-festival in Europa. Het is de global village voor zakelijke evenementen, waar nationale congresbureaus, hotelketens, vakverenigingen en meetingplanners van de hele wereld samenkomen. Het is ook een soek waar zakendoen centraal staat en, in de avonduren, een festival met prijsuitreikingen, galadiners en feestelijke meet-ups.

Tekst: Monica Rijpma

De eerste editie van IMEX Frankfurt vond alweer ruim twintig jaar geleden plaats en de beurs was vanaf het begin gekoppeld aan de Frankfurter Messe. Door de jaren is het evenement uitgegroeid tot het Europese supercongres voor de meetingbranche. Nieuwe trends, het hele scala aan IT-producten voor eventmanagement en vernieuwingen in de organisatie van zakelijke evenementen krijgen hier een Europees podium. Daarbij is IMEX een aanjager voor verandering in eventdesign met focus op het raakvlak van MICE met maatschappelijke ontwikkelingen. IMEX gaat de discussie niet uit de weg. Bij de toiletten voor het IMEX-team en de perskamer hangen borden met de uitnodiging de toilet te gebruiken voor het gender waarmee je jezelf identificeert. Een gewaagde zet.

Nieuwkomers

De intensiteit van de formule roept de vraag op of groter ook beter is. Terwijl in de hele wereld de discussie nog woedt over het al dan niet goed omgaan met de pandemie, schuiven hier de bezoekers weer schouder aan schouder langs de stands. De anderhalve meter werkelijkheid is ver te zoeken. De sfeer is dynamisch, op het randje van overprikkeld.

De grote uitdagingen voor de meetingindustrie zijn niet verdwenen met de pandemie. Bij IMEX zijn het vooral de ervaren corporate- en associatieplanners die als hosted buyer worden uitgenodigd. Aan de aanbiederskant van bestemmingen en locaties zijn er relatief veel jonge nieuwkomers. Dat zorgt voor innovatie maar ook voor frustratie. Zakelijke evenementen, of het nu gaat om een congres of incentive, vragen om een organisatie waar inzicht en vakkennis essentieel zijn. Voor wie nooit eerder aanwezig was bij IMEX, kan deze ervaring overweldigend zijn. Een tip voor IMEX nieuwkomers; ga de eerste keer samen met een ervaren collega naar de beurs.

De verbeterde IMEX-app maakte het eenvoudig om vooraf afspraken te maken. Maar door de omvang van de beurs krij-gen onervaren bezoekers te maken met enorme afstanden tussen stands. Gelukkig waren er enkele oversized plattegronden, in het Engels floorplans, die aan de ingang van elke zaal daadwerkelijk op de vloer waren uitgespreid.

Plannen met een echt floorplan

EduMonday

Een belangrijk element van IMEX is EduMonday, de maandag die voorafgaat aan de driedaagse beurs. Traditiegetrouw is dit een dag waarop organisaties en vakverenigingen hun eigen evenementen organiseren waarin kennisoverdracht, netwerken en teambuilding voorop staan. De aanwezigheid van zoveel overheidsvertegenwoordigers, vakverenigingen en topmanagement uit de industrie wordt op deze manier optimaal benut voor de uitwisseling van nieuwe concepten in tal van workshops en rondetafelgesprekken.

Het policyforum is zo'n workshop. Er is ieder jaar een IMEX talkingpoint, een gespreksonderwerp dat als ijsbreker kan dienen of kan worden gebruikt om lezingen en seminars inhoud te geven. Dit jaar is het onderwerp human nature. Dit brengt het gesprek op gang over de span-ning tussen natuur en de door de mens gemaakte wereld. Daarnaast verwijst het naar de menselijke natuur en zet aan tot denken over hoe veranderingen in de werkelijkheid om te zetten in gedragsverandering. Bij het policyforum wordt dit vertaald naar thematafels waar beleidsmakers van de overheid en de privésector samenwerken om tot nieuwe inzichten te komen.

Er waren vijftien thematafels die, na de plenaire sessie, samenwerkten aan presentaties over onder andere gedragsverandering bevorderen bij het publiek (de menselijke natuur), zakelijk bezoek koppelen aan toerisme en natuurlijk duurzaamheid bevorderen. Vanwege het kaliber van de aanwezigen - waaronder ministers van toerisme en beslissingsbevoegden van bestemmingen en vakverenigingen - is de impact van het policyforum verreikend. De ideeën die hier worden opgedaan, zijn later terug te vinden in de meetinginfrastructuur van een stad; verbeterd openbaar vervoer, autoloze zones, toegankelijke openbare ruimtes en conferentiezalen. Er wordt hier zelfs gesproken over belastingmaatregelen die kunnen worden ingezet om duurzame praktijken te belonen. MICE is een industrietak waar de menselijke factor inherent is aan de succesfactor. Eventindustrie Consultant Julius Solaris omschrijft het mooi: "Ik hoor hier niemand zeggen dankbaar te zijn omdat zijn business de pandemie heeft overleefd. Ik hoor alleen vertellen hoe blij men is de werknemers te hebben kunnen behouden."

MICE-Impact Academy

Tijdens IMEX waren er elke dag MICE Impact-workshops. Johanna Fisher van Ecomice en FrauBlau verzorgde een ses-sie over het opzetten van een duurzame productieketen. Een andere workshop ging over schoon water en sanitair (SDG6). Op maandag vond er ook een interactieve workshop over duurzaam event design plaats. In het Duits heet duurzaamheid 'nachhaltigkeit', iets nalaten. Minder, in plaats van sneller, nieuwer en meer. Aan de hand van de Sustainable Development Goals (SDG's) gingen zestig deelnemende planners en leveranciers in gesprek met elkaar om concepten uit te werken. De locatie was Memox Frankfurt. Memox heeft meeting- en coworking-ruimtes in Duitse en Zwitserse steden en zal in 2023 verder uitbreiden naar andere landen. Hier zijn de innovatieve duurzame concepten verwerkt in de inrichting en aankleding van de ruimte; herbruikbare post-it memo's, tafels die functioneren als whiteboard, meubels van gerecycled materiaal en een F&B-concept dat voedselverspilling tegengaat. De locaties worden geselecteerd op basis van toegankelijkheid en bereikbaarheid met openbaar vervoer. Kortom; Memox biedt de perfecte omgeving om circulaire economie in werking te zien en inspiratie op te doen voor operationele strategieën die werken voor zowel de leverancier als de klant.

De MICE Impact Academy wordt ondersteund door IMEX en andere partners zoals The Hague Convention Bureau (een paar weken later was een MICE Impact-delegatie te gast in Den Haag bij The Ocean Race). De oprichter van MICE Impact is Tanja Knecht van Knecht PR & Consulting (Dsl). Tanja is merkambassadeur voor de IMEX Group in de Duitstalige markt. Ze vertelt dat de dialoog tussen planners en leveranciers essentieel is. "Alleen samen kunnen we de uitdaging van een duurzame industrie aangaan. Naast de ecologische component richt MICE Impact zich op de sociale en economische aspecten. Sociaal ondernemerschap staat in onze branche nog in de kinderschoenen. MICE Impact wil bruggen bouwen en dialoog mogelijk maken. Verandering begint altijd bij de mensen zelf en een deel van onze training zal ook elementen van persoonlijke ontwikkeling integreren."

Meertaligheid blijft ook hier een typisch Europese uitdaging. Voor niet-Duitse deelnemers is het lastig op dit niveau mee te denken en doen met werkseminars als je de taal niet volledig beheerst. Misschien dat de toestroom van de volgende generatie in de MICE-industrie ervoor kan zorgen dat Engels definitief gekozen wordt als voertaal bij deze internationale evenementen.

Lexicon van MICE-vakverenigingen

Er is nog een andere uitdaging voor nieuwkomers; wegwijs raken in de vele acroniemen van vakverenigingen die bij IMEX aanwezig zijn. Dat alleen al zou een thema kunnen zijn voor een workshop.

Op maandag waren er meetings verzorgd door de International Congress and Convention Association (ICCA), Meeting Planners International (MPI), Society of Incentive Experts (SITE) en International Association of Professional Conference Organisers (IAPCO), om er een paar te noemen. ICCA verzorgde verschillende panelgesprekken en een van de meest interessante sessies had als onderwerp hoe de impact van een evenement te meten. MPI gebruikte EduMonday voor een bijeenkomst van alle landenleiders. Tijdens de beursdagen waren er op de MPI stand elke dag lezingen en presentaties. SITE verzorgde een training voor het CIS-programma, het Certificaat voor Incentive Specialisten. De drie uur durende work-shop ging in op het ontwerpen van een incentive programma waarbij de grondbeginselen van de 'beloningsreis' eerst aan bod kwamen. Wat is de markt? Welke branches hebben al een geschiedenis van werken met incentives? Wat zijn de vernieuwingen? Een opvallende verschuiving in de incentivewereld is de trend om álle medewerkers te belonen en niet alleen het verkoopteam. Nu gekwalificeerd personeel moeilijker te vinden is, beogen bedrijven door training en beloning een nieuwe bedrijfscultuur te scheppen, waarbij de binding met het bedrijf een belangrijk aspect is. Iemand binnenshuis opleiden heeft weinig zin als die medewerker daarna ontslag neemt om elders een betere baan te zoeken.

Overigens was Amsterdam één van de sponsors van de Associatiedag en Dennis Speet van het Amsterdam Convention Bureau had de gelegenheid de stad te promoten, waarbij de merknaam I amsterdam weer prominent onder de aandacht kon worden gebracht bij de uitgenodigde associatieplanners.

Belonging Index Map

IMEX stond bol van de interessante informatie en ontwikkelingen. Een laatste sessie die het vermelden waard is, was die van David Allison van Valuegraphics, Naomi Crellin van Storycraft LAB en Megan Henshall van het Google Experience Institute. Zij bespraken een nieuwe diagnostische methode; de waarde grafiek (The Belonging Index Map). David Allison is de schrijver van het boek 'het einde van de demografie' (the death of demographics). "Iedereen wil het gevoel hebben dat hij erbij hoort. Dit is een waarde (value) die in alle culturen hoog in de lijst staat. Het is de taak van eventontwerpers om te begrijpen hoe deze ene waarde erbij horen zich kan afspelen onder je bezoekers. Dat moet je vertalen in je aanpak. Het is van toepassing op alles, van hoe je communiceert als je jouw publiek berichten stuurt, tot hoe deelnemers jouw merk ervaren tijdens een evenement. Probeer de waardegrafiek zelf. Het heeft het potentieel om transformerend te zijn." Leuk detail: het boek van David Allison begint met een quote van Elvis Presley; jouw values zijn net als vingerafdrukken. Je laat ze op alles achter.