Hoe maak je een evenement duurzaam?

Het nieuwe Van der Valk Hotel Venlo is in mei 2021 geopend. Het hotel beschikt over 168 hotelkamers met in totaal 14 verschillende kamertypen. Hotelgasten hebben de keuze uit twee verschillende restaurants voor een a la carte diner of een Live Cooking buffet. In de avond is het in bar Ello genieten van tapas en lekkere lokale drankjes. Maar er is nog veel meer. Zo beschikt het hotel over 12 vergader- en ontvangstruimten en een complete wellness-afdeling inclusief een luxe gym, massagekamers, sauna’s en een indoor zwembad met relaxruimten.

Een hotel voor het leven
Persoonlijke drijfveren en een wereldwijde verschuiving naar een circulaire economie. Dat zijn aanleidingen geweest om duurzaam en volgens het cradle-to-cradle principe te bouwen en te ondernemen. Nieuwe generaties laten genieten van een duurzame en circulaire wereld. “Wij spreken niet meer over afval, maar over grondstoffen”, aldus commercieel manager Jeroen van Bennekom. Hoe het hotel al deze duurzame facetten heeft georganiseerd is te lezen op de website van het hotel. Zo zijn er verschillende materiaalpaspoorten opgesteld, wordt er gewerkt met een MVO-beleid en is het hotel met goud gecertificeerd door de Green Key. Dit is het internationale keurmerk voor duurzame bedrijven en de sleutel naar een duurzamere wereld.

Duurzame evenementen organiseren
Van der Valk Hotel Venlo is onlangs verkozen tot beste XL locatie van Limburg en kan gezien worden als hét duurzame podium voor opdrachtgevers om een duurzaam evenement te organiseren. Centraal gelegen in de driehoek Nijmegen – Eindhoven – Maastricht. Maar hoe maak je een evenement duurzaam? Het organiseren en bezoeken van een evenement kost energie. Juist daarom is het zo belangrijk dat bij de vormgeving van een evenement beoordeeld wordt welke onderdelen binnen het evenement op een duurzame manier georganiseerd kunnen worden. Uit welke duurzame bouwstenen bestaat uw evenement? Binnen het Van der Valk Hotel Venlo is een team van eventspecialisten werkzaam die opdrachtgevers adviseren.

Speciaal voor Meeting Magazine geeft Van der Valk Hotel Venlo alvast wat tips die bedrijven kunnen gebruiken om hun duurzame evenement vorm te geven. Voor nog meer tips en vrijblijvend advies kan contact worden opgenomen met het hotel via het e-mailadres groups@venlo.valk.com of bezoek de website hotelvenlo.nl/zalen.

Mensenwerk
Een betere wereld begint bij jezelf. En zo is het! Alle kleine beetjes helpen een evenement duurzamer te maken. Maar start met elkaar, je collega’s en met de mensen binnen de organisatie om samen na te denken over de vormgeving van jullie duurzame evenement. Tips:

•   Formuleer duurzame doelen, meet uitkomsten en analyseer de uitkomsten om het evenement de volgende keer nog duurzamer te maken.
•   Maak deelnemers bewust over de gekozen duurzaamheidsaspecten en doelstellingen van het evenement.
•   Stuur deelnemers na afloop van het evenement een enquête en vraag naar tevredenheid, feedback en tips.
•   Geef het evenementen een vaste plek in de begroting binnen je organisatie en evalueer de kostenstructuur.

No waste
Een evenement zonder afval bestaat niet. Maar bedenk wel wat je van “het afval” kunt maken? Of hoe je “het afval” kunt voorkomen. Twee gedachten die je evenement uniek maken. Afval wordt op deze manier een grondstof voor je evenement. Hierna enkele ideeën om te overwegen bij de organisatie van jullie evenement.

•   Hergebruik materialen zoals keycords, naambadges. Organiseer je meerdere events voor dezelfde deelnemers? Personaliseer dan de lanyards en naambadges en zorg ervoor dat deze altijd zelf meegenomen worden door de deelnemers.
•   Ga digitaal. Programmaboekjes en inhoudelijke informatie digitaal aanbieden via een evenementenapp of via een speciaal daarvoor gemaakte landingspagina.
•   Sponsoren vragen om geen drukwerk mee te nemen. Laat sponsoren digitale informatie aanleveren bij deelnemers.
•   Ontwikkel een digitale goodiebag in overleg met sponsoren.

Reizen
In de afgelopen jaren hebben we geleerd wat de voor- en nadelen zijn van online (thuis)werken. Eén van de voordelen is het maken van minder reisbewegingen en dus een lagere belasting van het milieu. Aan de andere kant is een fysiek evenement met deelnemers ook heel fijn. Maar wat is duurzamer? Online of fysiek?

•   Stel jezelf de vraag of het voor jullie organisatie beter is om één groot evenement te organiseren of misschien toch beter om meerdere kleine bijeenkomsten te organiseren?
•   Organiseer evenementen lokaal / centraal waardoor je minder hoeft te reizen.
•   Kies voor een locatie welke goed bereikbaar is met het openbaar vervoer.
•   Kom met andere vormen van vervoer naar het evenement. Kies voor een fiets speurtocht naar de locatie of huur een gezellige bus voor groepsvervoer met entertainment aan boord.
•   Kies voor een locatie waar deelnemers hun elektrische of hybride vervoer kunnen opladen en enthousiasmeer carpoolen met elektrische voertuigen.
•   Werk met lokale leveranciers.
•   Organiseer hybride evenementen op locatie, maak opnamen van sprekers en laat deelnemers “on demand” het evenement bekijken op het moment dat zij daar tijd voor hebben.
•   Geef gastsprekers een online podium. Hierdoor kun je in veel gevallen betere en meerdere sprekers uitnodigen en het is ook nog goedkoper omdat sprekers niet hoeven te reizen of niet een hele dag ingehuurd hoeven te worden.

Nog meer duurzame bouwstenen?
Een duurzaam evenement organiseren doen we samen. Zo zijn er nog veel meer “bouwstenen” om een duurzaam evenement te organiseren. Jeroen van Bennekom en zijn team hebben voorstellen klaarliggen om ook onderdelen zoals energie, eten & drinken en activiteiten tijdens evenementen te verduurzamen. Meer weten? Neem dan contact op met het hotel via groups@venlo.valk.com en bekijk de website hotelvenlo.nl/zalen.