De impact van internationale congressen: "Investeren in je partnernetwerk en contacten leggen met associaties loont ook nu"

In 2022 mag Utrecht gelukkig weer diverse internationale wetenschappelijke congressen verwelkomen. Eén van deze congressen is de jaarlijkse bijeenkomst van de Health Technology Assessment international (HTAi), die in hybride vorm in Jaarbeurs zal plaatsvinden. Projectmanager Liza Verkroost van het Utrecht Convention Bureau is ontzettend blij met de komst van dit congres: “Investeren in je partnernetwerk en contacten leggen met associaties werpt ook in onzekere tijden zijn vruchten af.”


De Health Technology Assessment international (HTAi) focust zich op het waarborgen van universeel kwalitatief goede, betaalbare en toegankelijke zorg. Tijdens de Health Technology Assessment international Annual Meeting (HTAi) komen wetenschappers, beleidsmakers, patiënten en zorgverleners van over  de hele wereld bij elkaar om de laatste kennis en onderzoeksresultaten op het gebied van Health Technology Assessment (HTA) te delen. 
Dit jaar vond het congres noodgedwongen online plaats in Manchester. Dankzij de inzet van een Utrechtse professor de Domstad in beeld. “Wim Goettsch, die als associate professor HTAi is verbonden aan Universiteit Utrecht, maakte zich begin 2021 hard om het congres naar Utrecht te halen, dat hij graag in Jaarbeurs wilden laten plaatsvinden. Deze locatie is al jaren strategisch partner van het Utrecht Convention Bureau en gaf daarom als tip mee om onze organisatie erbij te betrekken. Uiteindelijk hebben we geholpen met de officiële kandidaatstelling en het bidbook.” 

Site-inspectie door de stad
Toen Utrecht het congres officieel kreeg toegewezen, reisden het organisatiecomité af naar Utrecht. “Nadat het comité, afkomstig uit Canada en Londen, met Jaarbeurs de opzet van het congres hadden doorgesproken, heb ik hen meegenomen op een site-inspectie door Utrecht stad. We hebben verschillende potentiële locaties voor het congresdiner, de welkomstreceptie en de sociale activiteiten bezocht. Het comité was blij verrast door de compactheid van de stad en de vriendelijkheid en gastvrijheid van de mensen bij de locaties, maar ook van de Utrechters zelf. Het feit dat Utrecht zo makkelijk te bereiken is vanaf Schiphol, is eveneens een groot pluspunt dat ze zelf hebben kunnen ervaren. Inmiddels zijn ze bezig met de volgende fase in het organisatieproces en gaan ze bijvoorbeeld via Hotelservice Utrecht de hotelkamers uitzetten.”

Hybride congres
Het hybride congres HTAi staat gepland voor eind juni 2022. Naar verwachting nemen 800 gasten fysiek deel, plus nog eens 400 online deelnemers. “Het is een internationaal congres met bezoekers van over de hele wereld. Als hybride event kun je het bereik van zo’n congres toch een stukje vergroten onder de huidige omstandigheden. Zelf verwacht ik dat de Europese deelnemers live aanwezig zullen zijn en de gasten uit Azië en Amerika online zullen deelnemen.” 

Liza en haar collega’s van Utrecht Marketing en het Utrecht Convention Bureau zijn uiteraard erg blij met de komst van de HTAi. “Een wetenschappelijk congres heeft een enorme invloed op het ecosysteem van Utrecht, zeker als je kijkt wat er tijdens en na zo’n congres gebeurt op het gebied van kennisontwikkeling. De economische impact van dit congres bedraagt naar verwachting meer dan 1,5 miljoen euro.”



Impact op de wereld en de branche 
Voor 2022 staan er naast de HTAi nog tientallen congressen gepland. “We merken dat veel partijen graag iets willen organiseren, waarbij ze streven naar een fysiek congres als de omstandigheden het toelaten. Maar nu de besmettingen weer oplopen, heeft dat zeker gevolgen. Zo is een groot congres voor IC-verpleegkundigen dat gepland stond voor de eerste helft van 2022, inmiddels verplaatst naar de tweede helft van volgend jaar. Dat is ook volstrekt logisch, als je bedenkt dat zeker de deelnemers van dit congres, maar ook de organisatoren het ontzettend druk hebben met hun dagelijks werk. Tegelijkertijd onderstreept de huidige situatie het belang van een wetenschappelijk congres voor deze branche. Het gaat verder dan twee dagen bij elkaar zitten; het delen van kennis zorgt ervoor dat de deelnemers elkaar helpen en daarmee heeft een congres impact op wat er in de wereld gebeurt.”

Investeren werpt vruchten af
De congressen die uiteindelijk doorgaan, beschouwt Liza als een fijne bevestiging van het feit dat de aanpak van het Utrecht Convention Bureau werkt. “Het laat zien dat het jarenlange investeren in je partnernetwerk en contacten leggen met associaties en hun behoeften uitvragen ook in onzekere tijden zijn vruchten afwerpt. Tijdens die gesprekken kun je er meestal nog geen concrete datum aan koppelen, maar ook in deze omstandigheden merken we dat het uiteindelijk wel gebeurt.”

 

Auteur: Sofie Fest

Tags: Associatie congressen utrecht Utrecht Convention Bureau Liza Verkroost