Hoe te plannen voor de Next Generation

Jan-Jaap in der Maur

De nieuwe generatie activeren en beter betrekken bij (kennis)evenementen is uitdagend. In deze serie artikelen duik ik dieper in de behoeften van de next generation binnen de evenementbranche. Mijn doel is jong en oud te inspireren, hun perspectief eens te veranderen en mogelijk zelfs de aanpak te heroverwegen. Door verandering te omarmen, kunnen we een dynamische en inclusieve evenementenindustrie creëren die relevant blijft voor de toekomst.

Tekst: Ingrid Rip

In de afgelopen maanden heb ik tientallen next gen'ers gesproken, veel artikelen gelezen. Het gaf me veel inzichten. Er resteert nog één stap: Ik wil weten hoe de gevestigde collega's de uitkomsten zien en verwerken in de evenementen waarbij zij betrokken zijn. Ik sprak met Else Baelde van THAT'S ELSE, Jan-Jaap in der Maur van Dagvoorzitter.nl en Mark Faes van Leave your Mark Events, die ook als docent bij BUas actief is. Wat een feest om met deze mensen te spreken en hun visie en vertaalslagen te horen.

Verandering

Aan de hand van uitkomsten uit eerdere artikelen gaan we in op hoe we events kunnen veranderen zodat ze de next gen wel aanspreken. En die ene vraag roept gelijk veel andere vragen op. Ja, er zijn verschillende behoeftes als je generaties vergelijkt. Maar is er los van die generaties niet altijd een grote diversiteit aan wensen en verwachtingen tijdens events? Stoelt weerstand voor verandering - bij alle generaties - vaak niet op angst en onwetendheid?

Bij mij plopt een herinnering op waarbij ik met een internationale groep weten-schappers een congres ontwierp. De hoogleraar werd fel tegengesproken over de 'wow-opening'. Hij geloofde aanvankelijk zijn oren niet, maar moest daarna lachen over zijn eigen vooringenomenheid. Zijn mening bleek niet de standaard. Jôh!? Verandering start bij elkaar willen begrijpen. Mark beaamt dat en vertelt met enthousiasme over zijn ervaringen met het betrekken van studenten bij zijn projecten; alle betrokkenen krijgen hierdoor andere, nieuwe inzichten. Heel waardevol!

Balans in plaats van Defaults

De next gen hecht veel belang aan interactieve sessies. De meesten willen niet een uur luisteren naar een lezing, maar "als het echt een heel goede spreker is, die ook nog eens een vet interessant onderwerp belicht, heb ik er niet zo'n moeite mee", hoorde ik meer-maals. Daarnaast zegt Jan-Jaap terecht: "Als je de ene default (zenden) vervangt door de volgende default (interactie), sla je de plank ook mis."

Het gaat om het vinden van balans, aldus Jan-Jaap met instemming van de anderen. Meer specifiek: inhoud versus interactie, serieus versus humor, informatie versus het doorgronden ervan, in person tot online, van snel en dynamisch naar vertragen om te kunnen reflecteren. En daar ben ik het mee eens. Afwisseling en variatie in een programma houdt het energiek, prettig om deel van te zijn en - daarvan ben ik overtuigd - zorgt voor rust en ruimte om de verandering die we nastreven te realiseren en is daardoor waardevol.

Als je een event ontwerpt, moet je inzicht hebben in je diverse stakeholders. Je bekijkt de gewenste veranderingen vanuit hun perspectieven (What's in it for me?), maar vervolgens dus naar type sessie, werkvorm, ervaring, facilitator of spreker. Waarmee en met wie haal je het optimale resultaat? Dat kan een webinar als voorbereiding op een in person event zijn, een interactieve workshop en soms is dat een kneiterboeiende spreker die zijn publiek één uur kan boeien.

Else Baelde

De toegevoegde waarde?

Die 'What's in it for me?' is echt een punt van de aanstormende generatie en wordt door al mijn gesprekspartners onderschreven. Eigenlijk doen ze niets als het ze niet verder helpt. Ongeacht generatie, willen we allemaal dat een event zinvol is. Je wilt er iets uithalen wat zorgt voor bijvoorbeeld plezier, gemak of efficiëntie. Ik wil me soms nog wel eens laten verrassen en schrijf me ergens voor in zonder te weten wat ik er aan heb, omdat mij dit inspiratie en andere inzichten oplevert. Bij registratie weet ik nooit wat precies. Bij de next gen is het wél superrelevant om je marketing en communicatie vooraf goed op orde te hebben zodat de potentiële waarde vooraf helder is.

Ook moet er tijdens een bijeenkomst voldoende ruimte zijn om de nieuwe kennis, tips en inzichten te herkauwen, verwerken en vertalen. Kortom, veel meer tijd voor toepassing en reflectie. Denk aan een dagvoorzitter die dit faciliteert of zoals Else opperde, een prikkelarme ruimte voor diegenen die even in rust willen reflecteren.

Zeg nou zelf, hoe vaak neem jij deel aan een bijeenkomst waar veel kennis en informatie wordt gedeeld zonder reflectietijd? Pas onderweg naar huis - als bij mij de stoppen al zijn doorgeslagen - kom je tot rust en dan is het momentum vaak voorbij, dan wil je ontspannen. Jan-Jaap noemt dit het verschil tussen een energy drain en impactvolle vermoeid-heid. Zeg maar uitputting die voortkomt uit het doen van iets zinvols dat leidt tot impact versus volledig zinloos leeg getrokken zijn.

Diversiteit en inclusiviteit

Else's tip over je even terug kunnen trekken, raakt ook de wens van de next gen om meer inclusieve evenementen te organiseren. Dit gaat niet alleen om etniciteit en dieetkeuzes, maar ook over toegankelijkheid. Organisatoren beseffen langzaam aan dat er ruimte moet zijn voor mensen met een beperking en daar past ook een prikkelarme ruimte in voor mensen die even uit de drukte van een event moeten stappen om op adem te komen.

Ook in de keuze van sprekers speelt diversiteit een rol. Mark merkt op dat het soms wel uitdagend is om dit na te leven, hoe belangrijk het ook is. Bij sommige onderwerpen is het simpelweg onmogelijk om een divers sprekersaanbod te bieden. Helaas blijven we soms steken in de keuze uit witte mannen. "Het zou mooi zijn als daar verandering in komt want de organisator wordt daar vaak op aangesproken." Hierover zou ik graag eens verder willen bomen!

Mark Faes

Drempels verlagen

Dan netwerken, meer specifiek de terughoudendheid die de next gen ervaart om op iemand af te stappen en kennis te maken. Sociale interactie is echt veranderd en dat lijkt tijdens Covid te zijn versneld. De next gen weet dat het belangrijk is, maar velen vinden het spannend. Zeker als ze niet bekend zijn met het event. Hoe kunnen we netwerken nou aantrekkelijker maken?

Mark stelt voor om interactieve spellen in te zetten, een laagdrempelige oplossing om netwerken te vergemakkelijken. Zeker vroeg in het programma kan dit mensen helpen. Zo ook het idee van Else, die hoopt dat als programma's minder intensief zijn, een omgeving wordt gecreëerd waarin mensen in meer ontspanning kennis kunnen maken, zeker als ze een buddy toegewezen krijgen.

Dat is een idee dat de next gen'ers in mijn gesprekken ook al opperde (mentorships). Zeg maar één dagdeel als ervaren deel-nemer iemand uit de next gen op weg helpen zodat ze een zachte landing ervaren. Ik zou dat heel leuk vinden, want dan kun je als gevestigde orde meteen hun perspectieven horen en daarvan leren.

Kortom Event Design

Ben ik toch weer terug bij event design. Het is aan ons als event designers c.q. organisatoren om zo goed mogelijk aan te sluiten op wensen en behoeften van verschillende stakeholders. Een goed programma is van zo veel factoren afhankelijk. Van de branche waar binnen het event zich afspeelt, maar ook de diversiteit aan deelnemers van verschillende generaties, met alle diverse behoeftes, leer- en communicatiestijlen enz.

Ik denk dat veel wensen van de next gen en de veranderingen die daarbij passen ook de huidige generatie kan helpen, als we er maar voor openstaan en dat begint bij een open mindset en echt begrijpen. En net zoals op andere plekken in de maatschappij, lijkt daar helaas op het moment minder aandacht voor te zijn. Laten we dat gedrag in ieder geval veranderen!