Rene Pouwelse over de meerwaarde van eventregie

Wat is dat eigenlijk, eventregie? Als je in de Dikke Van Dale kijkt zie je daar de termen toneel, film en televisie staan. Eventregisseur staat er niet bij. Maar die bestaat toch echt! Maar wat doet ie dan precies?

Fotografie: Bianca de Wit

De meesten van ons hebben wel eens een kinderpartijtje of ander privéfeestje georganiseerd. Er worden uitnodigingen verstuurd, eten en drinken ingeslagen. Er worden activiteiten bedacht en verrassingen gepland. Dat is productie. Op de dag zelf is iemand verant-woordelijk die aangeeft wanneer het begint. Wanneer een activiteit start of wanneer het eten klaar staat. En ook het einde wordt door iemand aangekondigd. Dat gaat doorgaans vanzelf, want het is zo logisch en het is heel goed behapbaar.

Regie bij professionele events

Bij een professioneel event verschilt het proces niet wezenlijk. Alleen de hoeveelheid zaken die geregeld en geregisseerd moet worden, is een stuk groter. En de belangen zijn heel anders. Er is een opdrachtgever die hiervoor een budget heeft uitgetrokken. Die heeft een bepaalde verwachting. En het aantal gasten of deelnemers dat bediend moet worden, is ook vaak aanzienlijk groter.

Neem bijvoorbeeld een plenair programma tijdens een congres. Met veel verschillende sprekers, licht, geluid en audiovisuele middelen. PowerPoint of andere presentaties. Filmpjes, acts, interactie met deelnemers. Maar vooral ook timing, de flow van dingen, timemanagement, anticiperen en reageren. En dus ook veel communicatie. Vooraf en tijdens de uitvoering.

Aansturen

Dan terug naar de vraag: Heb ik een eventregisseur nodig? Het simpele antwoord is dus JA. Want al die handelingen die bij een evenement komen kijken en waarbij verschillende mensen betrokken zijn, moeten worden aangestuurd.

Maar bij zo'n programma als dat van een congres, award show (of een combinatie hiervan), theaterprogramma of artiestenparade zijn vaak veel verschillende disciplines betrokken. Met elk hun eigen belang, werkwijze en prioriteiten.

Wat doet die regisseur dan?

De regisseur neemt de verantwoordelijkheid over het plenaire programma. Dat houdt in alle communicatie met betrokkenen. Dat zijn sprekers, artiesten, acts, licht, geluid, beeld, interactieve tools, special effects, catering, gastvrouwen, dagvoorzitter, stagemanager en crew, kortom iedereen die een taak heeft in het programma. Hij of zij informeert iedereen uit eerste hand zodat er geen ruis op de lijn is. Er wordt een regiebespreking gehouden waarna alle betrokkenen 'van de hoed en de rand weten'. En het programma wordt gerepeteerd.

Uiteindelijk wordt met de eventmanager of opdrachtgever contact gehouden over de start van het programma. Bijvoorbeeld of de meeste gasten aanwezig zijn. Vanaf de start gaat dan alles ogenschijnlijk vanzelf.

Regisseur of regie-zeur?

De meeste regisseurs zullen ook vooraf heel veel, soms kritische, vragen stellen. Dan lijkt een regisseur misschien soms een 'regie-zeur'. Maar weet dat hij of zij dit ALTIJD doet met als doel het event beter te maken.

Een goede regisseur zal ook altijd staan op een repetitie. Hoe simpel het programma ook is of lijkt. Want pas DAN komen de kritische details aan het licht. Dus repeteren is cruciaal.

Want als iets goed gerepeteerd is, is iedereen gewoon zelfverzekerder. Onverwachte situaties worden makkelijker opgelost. En voor de bezoeker, toeschouwer, deelnemer loopt alles op rolletjes, zelfs als er dingen anders gaan dan gepland. Precies wat de bedoeling is.

Zelf doen of een prof inhuren?

Kortom, eventregie is een vak en een verantwoordelijke taak. En als je binnen jouw evenement het zodanig hebt georganiseerd dat je die taak zelf kunt uitvoeren, doe dat dan vooral. Dan heb je echt invloed op alles wat onder jouw verantwoordelijkheid valt. En dan heb je geen externe regisseur nodig.

Kost het je zoveel tijd dat andere taken in het gedrang komen of wordt het programma zo complex dat het je stress geeft, schakel dan een professional in. Geef die alle relevante informatie en je wordt op dat punt volledig ontzorgd.

Jij bent de regisseur van het gehele evenement. Je zet key-professionals in op cruciale punten zoals catering, logistiek, beveiliging en dus ook regie. Zodat je zelf goed overzicht kunt houden. Want jij weet alles van alles. Maar je hoeft niet alles alleen te doen. Integendeel. Events maken is ALTIJD teamwork.

René Pouwelse is al ruim veertig jaar werkzaam binnen de evenementenbranche als respectievelijk producer, operations manager, regisseur, contentmaker en voice-over. Onder eigen vlag stelt hij zijn kennis en ervaring op evenementen- en AV-gebied ter beschikking.