YOIN excellent meeting places: "Sterke sales- en marketingtool richting je boekers"

Sinds de herlancering van YOIN excellent meeting places timmert het kwaliteitskeurmerk voor de vergadermarkt flink aan de weg. Toch merkt connector Marie-Louise Buckens bij locaties soms nog enige terughoudendheid om zich te laten certificeren. Vaak uit tijdgebrek, soms uit zelfbescherming. “Zonde, wat die certificering is echt een hele sterke sales- en marketingtool richting je boekers.”


Dat steeds meer opdrachtgevers en boekers bekend zijn met het kwaliteitskeurmerk YOIN excellent meeting places, merkte connector Marie-Louise Buckens dit jaar tijdens de vakbeurs EventSummit. “Het was prettig om mensen eindelijk live te spreken en de positieve respons persoonlijk in ontvangst te mogen nemen. Iedereen is heel positief over het kwaliteitskeurmerk en ziet er de meerwaarde van in. Bij YOIN staat de complete customer journey van de zakelijke boeker centraal, van online oriëntatie tot de bijeenkomst en de aftersales, inclusief de menselijke- en technische aspecten van een locatie. De vergadermarkt heeft op dit moment echter te kampen met de nodige uitdagingen op gebied van personeel, middelen en tijd. Toch blijven we de boodschap uitsturen dat het juist nu als locatie belangrijk is om aan de kwaliteit van je faciliteiten en je service te blijven werken. Vergeet niet dat het inkoopproces van overheidsinstellingen en corporates voortdurend worden aangescherpt. Met een YOIN-certificering kun je heel makkelijk aantonen dat je voldoet aan belangrijke inkoopcriteria en eisen zoals bouwbesluit, wet- en regelgeving en veiligheid, maar ook dat je aandacht besteedt aan het trainen van je personeel en het verduurzamen van je activiteiten en processen. Dat maakt het keurmerk een sterke sales- en marketingtool richting je boekers.”

Dat het ook echt die waarde heeft, laten de PCO’s die het kwaliteitskeurmerk Erkend Congresbureau hebben zien. “Dat maakt echt het verschil binnen de internationale congresmarkt. De buitenlandse meeting- en eventplanner is gevoeliger voor keurmerken en lidmaatschappen van vooraanstaande verenigingen dan de Nederlandse collega. Zij dragen hun Erkend Congresbureau/Certified PCO-certificering dan ook actief uit richting hun opdrachtgevers om aan te tonen dat zij een betrouwbare partner zijn. De congresbureaus geven bovendien aan dat het label hen scherp houdt.” 

Gericht advies
Ondanks de welwillendheid zijn locaties toch nog wat terughoudend om zich te laten certificeren. “Ik denk dat dat te maken heeft met de nuchtere Nederlandse mentaliteit, maar ook de wens om niets aan het toeval over willen te laten. Dat merk ik onder andere wanneer locaties vragen of zij van tevoren de vragenlijst mogen ontvangen. Men is dan toch bang dat er de nodige verbeterpunten aan het licht komen. Maar die verbeterpunten – en vooral wat je er als locatie mee doet -  zorgen er juist voor dat de faciliteiten en de service nog beter worden. Bovendien is de kwaliteit van de Nederlandse locaties over het algemeen hoog, dus veel partijen komen gewoon in aanmerking voor een YOIN-certificaat.” Daarnaast benadrukt Marie-Louise de voordelen van de certificering. “De auditors die de certificering doen, zijn stuk voor stuk professionals met bakken aan ervaringen en tips. Tijdens de audit heb je die toch maar mooi drie uur over de vloer en kun je heel gericht advies vragen. Daarnaast is de certificering twee jaar geldig en heb je altijd toegang tot de rapportage via het online dashboard. Wanneer je tussentijds nieuwe apparatuur of meubilair aanschaft, kun je het auditrapport raadplegen voor tips en advies. Ook mag je altijd de auditor bellen voor advies.”

Certificering in één dag
Marie-Louise geeft aan dat de certificering minder tijdsintensief is dan locaties denken. “De certificering kan binnen het tijdsbestek van één dag rond zijn. Na een kennismakingsgesprek van ongeveer een uur volgt er een zelfbeoordeling die de meeste locaties binnen twee uur af hebben. De certificering door de auditor, inclusief de terugkoppeling, duurt ongeveer drie uur. Wanneer een locatie het YOIN-certificaat heeft behaald, ontvangt deze een schild dat de TD heel makkelijk aan de muur kan hangen, een qr-code voor de deelnemers en bezoekers met informatie over het certificaat én een online marketingkit met logo’s die op het briefpapier, de website en in de e-mail handtekening kunnen worden geplaatst. Als locatie is het belangrijk dat je als ambassadeur van het kwaliteitskeurmerk optreedt, maar we maken het de aangesloten locaties wel zo makkelijk mogelijk om dit te doen.”

Samenwerken
Voor de nabije toekomst is Marie-Louise zich aan het oriënteren op diverse samenwerkingsverbanden om gecertificeerde locaties en congresbureaus nog meer exposure te bieden en toegang te geven tot gerichte kennis. “We zijn aan het onderzoeken hoe we komend jaar de lidmaatschappen van YOIN, Erkend Congresbureau en CLC-VECTA slimmer kunnen combineren zodat er optimaal van de aanwezige kennis en faciliteiten kan worden geprofiteerd. Daarnaast zijn we in gesprek met diverse boekingsplatforms. Door de criteria van de certificering te vertalen naar boekingscriteria die opdrachtgevers belangrijk vinden, kunnen we de reserveringsmedewerkers helpen om locaties te selecteren op de kenmerken waar YOIN-locaties aan voldoen.” 

Voor nu roept Marie-Louise locaties op om gewoon die stap te nemen en eens in gesprek te gaan. “Wat de uitslag van een audit ook is, als locatie word je er altijd beter van.”

Kijk voor meer informatie op yoinexcellentmeetingplaces.com.

 

Auteur: Sofie Fest

Tags: YOIN excellent meeting places Marie-Louise Buckens kwaliteitskeurmerk YOIN Erkend Congresbureau