Sander de Hoop, algemeen bestuurslid VGF: "We kijken graag mee naar de mogelijkheden"

Sinds de aanstelling van projectmanager Paul Gruijthuijsen weten steeds meer congresorganisatoren het Voorfinancierings- & Garantiefonds te vinden en is het aantal aanvragen voor de garantstelling en de voorfinanciering bij internationale, meerdaagse congressen in Nederland flink gegroeid. Toch blijft het fonds inzetten op zichtbaarheid in de markt, zeker ook op internationaal niveau. “Het fonds is er tenslotte voor om zoveel mogelijk internationale congressen naar Nederland te halen”, aldus bestuurslid Sander de Hoop. 


Sander de Hoop is sinds 2011 algemeen bestuurslid van het Voorfinancierings- & Garantiefonds (VGF). “Het bestuur wilde destijds verbreden door niet alleen leden uit de congres-, associatie- en locatiewereld, maar ook uit de corporate eventbranche aan te stellen. Zelf ben ik sinds 1996 actief in de branche. Ik begon met een eigen sportmarketing- en eventbureau en mocht mooie events organiseren zoals het Nederlands Kampioenschap beachvolleybal en het gala van de Nederlandse basketbalbond. In 2001 trad ik in dienst bij Wyeth als congres- en eventmanager. Daar hield ik me tien jaar lang bezig met onder andere de internationale reizen naar de grote congressen in het buitenland en mocht ik de inkomende internationale en de nationale meetings organiseren. Toen vond ik het al leuk om grote meetings en congressen naar Nederland te halen, want daar hebben onze locaties en cateraars ook profijt van. Sinds 2011 ben ik weer zelfstandig eventmanager en consultant en werk ik voor diverse farmaceutische- en andere bedrijven.”

Naamsbekendheid
Samen met de andere bestuursleden wil Sander het VGF waar nodig verbeteren en relevant houden. Eén van de taken waar het bestuur aan werkt, is de naamsbekendheid van het fonds. “Toen ik plaatsnam in het bestuur, maakten relatief weinig congresorganisatoren daar gebruik van. Om de naamsbekendheid van het VGF te verbeteren, hebben we in 2012 Paul Gruijthuijsen als projectmanager aangesteld. Paul is in de afgelopen jaren uitgegroeid tot het gezicht van het VGF. Via en dankzij hem weten de meeste Nederlandse congresbureaus ons prima te vinden en is het aantal aanvragen flink gegroeid.”

Internationale congresbureaus
Nu de Nederlandse congresorganisatoren op de hoogte zijn, richt Paul zich ook op de internationale congresbureaus. Zo reisde Paul af naar de vakbeurzen IBTM en IMEX (Frankfurt en Las Vegas) om vanuit de Meet in Netherlands stand van het NBTC geïnteresseerde beursbezoekers te informeren over de mogelijkheden. Toch blijft het lastig om het VGF op de internationale congresmarkt te promoten. Sander: “Bij de internationale bureaus wisselen de contacten na zoveel jaar en dat maakt het lastiger om een netwerk op te bouwen. Bovendien kijken veel professoren voor hun associatiecongressen vooral naar de algemene aantrekkingskracht van de steden zelf, in plaats van de specifieke meerwaarde van een bestemming voor hun congres. Daarnaast hebben veel locaties en steden in het buitenland een eigen marketingbudget om congressen aan te trekken, terwijl het VGF een landelijke subsidie is.” 

Toch heeft Nederland met het VGF wel degelijk een streepje voor, zeker voor organisatoren van beginnende congressen. “De garantstelling en de voorfinanciering (zie kader) helpen als je budget nog niet zo groot is. Je dekt er toch een aantal risico’s mee af. Daarom blijven we zowel in binnen- als buitenland congresorganisatoren oproepen contact op te nemen met Paul. Hij kan via het VGF ondersteuning bieden en kijkt graag mee naar de mogelijkheden.” 

Kijk voor meer informatie op vgfholland.nl. 


De voorfinanciering en garantstelling van het VGF

Het Voorfinancierings- & Garantiefonds (VGF) is een initiatief van het Ministerie van Economische Zaken, het Nederlands Bureau voor Toerisme (NBTC) en een twintigtal partijen uit de branche. Het fonds bestaat uit twee voorzieningen, bedoeld voor organisatoren van een live meerdaags, internationaal congres in Nederland. Sinds 2021 zijn de voorfinanciering en de garantstelling ook beschikbaar voor hybride congressen, mits meer dan de helft van het aantal deelnemers naar Nederland afreist om live aanwezig te zijn.

De voorfinanciering is een kosteloze, rentevrije lening waarmee organisatoren een aanbetaling kunnen doen voor de locatie of eventuele marketingactiviteiten kunnen ondernemen op het moment dat er nog geen inkomsten van de deelnemers zijn. De hoogte van het bedrag is afhankelijk van onder meer het aantal deelnemers, de begroting, het type congres en ervaringscijfers. Het bedrag moet worden terugbetaald vóórdat het evenement begint. 

De garantstelling is een soort verzekering waarbij het VGF vooraf afspraken maakt met de organisatie tot welke hoogte het VGF garant staat. Het gaat dan enkel om een eventueel verlies dat ontstaat vanwege een tegenvallend deelnemersaantal. Sinds 2021 hoeft een congresorganisator geen premie meer te betalen om van deze garantstelling gebruik te maken.

Wil je gebruikmaken van één of beide voorzieningen? Dan moet je aanvraag uiterlijk acht maanden voordat je congres gepland staat, zijn ingediend. 

 

Auteur: Sofie Fest

Tags: Voorfinancierings- & Garantiefonds VGF congresorganisatie Sander de Hoop Paul Gruijthuijsen