The Experience Conference: Hoe gaan we verder?

Op 28 september organiseerde branchevereniging IDEA het jaarlijkse The Experience Conference, ditmaal als hybride event met 60 deelnemers op locatie en 200 deelnemers op afstand. Tijdens het event kwamen er belangrijke vragen voorbij. Hoe gaan we vanaf nu onze events aanvliegen? En wat komt er kijken bij live, hybride en online events?

Fotografie: Jan Buteijn

Voor het hybride event The Experience Conference werd dit jaar gebruik gemaakt van het platform Squares. De live deelnemers verzamelden zich in de Kromhouthal en konden vooraf en na de sessies ouderwets netwerken en de partnerexpo in de hal bekijken. De online deelnemers verzamelden zich op squares. Via de livestream konden de online deelnemers de sessies bijwonen. Door spellen te spelen en post op social media te plaatsen konden zij punten verzamelen en zo VIP-deelnemer worden en prijzen winnen. Via de online expo konden de digitale deelnemers onder andere filmpjes van cases bekijken.

Reinier van der Veer alias Dichtwater

Tutorials
Hoe gaan we vanaf nu onze events aanvliegen? En wat komt er kijken bij live, hybride en online events? Deze vragen werden gesteld door IDEA-directeur Maarten Schram die vanuit een aparte studio in de Kromhouthal de online en live deelnemers toesprak. Daarna gaf dagvoorzitter Irene Koel het woord aan Ryan Strain, product- en marketingmanager bij Google/YouTube. Voordat de coronacrisis uitbrak, organiseerde YouTube regelmatig live events. Toen dit niet meer mogelijk was, ging het platform per land kijken naar de zogenoemde brand narrative. Ook voor Nederlanders werd onderzocht hoe wij naar het platform kijken en hoe YouTube nog beter de Nederlandse cultuur kan reflecteren? En waar halen Nederlanders tijdens het thuiswerken hun informatie vandaan? Het antwoord bleek te liggen bij entertainment, tutorials en content die een simpel en duidelijk verhaal vertelt. Wat betreft het thema muziek bleek hiphop een onderbelicht genre in de media te zijn, terwijl het muziekgenre heel populair is. Een online interview met diverse hiphop-artiesten bleek een zeer populaire video. Nu de wereld weer langzaam open blijkt te gaan, gaat ook YouTube uiteindelijk weer live events organiseren. “Dat wordt een mix van online en fysieke events”, gaf Ryan aan. “Ook bij toekomstige events blijven we dezelfde kwaliteit aan content bieden en zorgen we dat de juiste informatie bij de juiste mensen terechtkomen.”

Strategische keuze
Het gesprek met Thomas Mulder (We Are Live) en Jan Liebregts (Obsession) ging in op de voordelen van hybride events. “Hoewel een aantal spelers in de branche hier voor de crisis ook al mee bezig waren, is iedereen zich steeds meer bewust van het potentieel dat hybride biedt. Wel is het zaak om je doelgroep centraal te stellen en te bepalen hoe betrokken de deelnemers zijn bij de organisatie, de inhoud en het doel van het event. Is de betrokkenheid bijvoorbeeld wat minder, dan is online een prima optie. De keuze voor online, fysiek of hybride wordt een strategische. Maar je kunt ook een fysiek event aanvullen met online content voorafgaand en erna. Het organiseren van events krijgt een meer campagne-achtige aanpak.”
Ook Thomas is erg blij met de huidige ontwikkelingen. “Men heeft een andere kijk op hybride. Voorheen werden wij pas op het laatste moment bij de evenementenorganisatie betrokken. Nu beseft men dat online en hybride events niet hetzelfde zijn als een fysiek event dat je streamt. Je moet het visueel neerzetten en een scriptmatig verhaal als uitgangspunt nemen.”

Opmerkbaar
Directeur marketing en communicatie Martijn Delahaye vertelde dat AFAS zichzelf bewust offline presenteert. “Als softwaremerk wil je alles meetbaar maken en aan de hand daarvan de waarde van je bedrijf ontdekken. Je merk is als het ware een strategisch managementsysteem. Maar jezelf enkel en alleen online presenteren is niet voldoende. Je moet aanraakbaar en opmerkbaar zijn. Door je nek uit te steken en de juiste vragen te stellen val je op en blijf je als merk meedoen. Om die reden hebben we onlangs een tweede theater in Leusden geopend.” AFAS is pas tijdens de coronacrisis zijn overgestapt op online events, “terwijl wij deze techniek al jaren in huis hadden. Ook wij moeten nu opnieuw leren samenwerken en leren hoe we samen lol hebben. Bij het organiseren van een event bepaalt het doel de keuze voor live, online of hybride.”

Perspectief
Ook Frank Koopmans (mede-eigenaar Smile Licht en Geluid Utrecht B.V. en Studio Stream), Wytze de Haan (CEO Squares) en show director Liselotte Oomen (The Live Expert) vertelden over de impact die hybride op hun professie heeft gehad. “Waar we in 2020 nog drie camera’s in het magazine hadden staan, zijn dit er nu twintig en hebben we een eigen livestreamstudio”, vertelt Frank. “Met veel creativiteit en bluf hebben we onszelf heel snel kundig gemaakt. In anderhalf jaar hebben we zo’n 150 online events georganiseerd.”
Wytze gaf aan dat hybride events voor Squares niet nieuw waren. “Wel hebben we gekeken hoe we die online deelnemers beter kunnen vasthouden. Dat komt neer op randzaken zoals netwerken en het toevoegen van een spelelement. En dan merk je dat een platform echt meerwaarde biedt ten opzichte van een website. Het voordeel van online events is dat je bovendien data verzameld zodat je bijvoorbeeld kunt achterhalen op welk punt online deelnemers afhaken. Een uitdaging vormt het budget. Hoe kun je binnen het gestelde budget toch iedereen bereiken?”
Als regisseur kijkt Liselotte vooral naar het perspectief van de deelnemers. “De keuze voor een tv-show of juist een live beleving bepaalt je script en de techniek die je nodig hebt. Ook over de transities in de show moet je goed nadenken. Doe je dit voor het live of het online publiek? Waar ligt het zwaartepunt? Wat de meesten gelukkig geleerd hebben, is dat je een fysiek programma niet door een online trechter kunt proppen. Heb je een slechte spreker, dan kom je daar tijdens een fysiek event op een mooie locatie met lekker eten en de mogelijkheid tot netwerken nog wel mee weg. Online loggen deelnemers gewoon uit.”

Nep versus echt
Sander Duivestein ging in op de impact van digitale technologie op mensen, bedrijven en de maatschappij. Twee jaar lang verdiepte hij zich in deep fake technologie. “Deze bewerking van de realiteit zet je aan het denken. Wat doet digitale technologie met ons? Voor de generatie Z is het heel normaal. Hoe je jezelf online presenteert is belangrijker dan hoe je dit fysiek doet. Nep is zelfs meer waard dan echt.”
We gebruiken media en technologie om samen verhalen te vertellen. Dit kan zelfs via een metaversie op een digitaal levensechte locatie. Zo trad de Amerikaanse rapper Travis Scott als avatar op in het computerspel Fortnight. Ook de Zweedse popgroep ABBA treedt op via avatars (de ABBAtars). “Door corona hebben we nagedacht over thuiswerken en hybride events. Hoe aantrekkelijk is live of online deelname voor je gasten? Digitaal biedt zeker kansen om verbindingen aan te gaan.”

Ten slotte kwam IDEA-voorzitter Pieter Bas Boertje aan het woord. Hij sprak de veelgehoorde woorden dat we allemaal veel behoefte hebben aan live events. “De agenda voor 2022 staat vol met events. Gelukkig heeft de industrie een mooie toekomst voor zich liggen.”