Online events: van inferieur naar breed omarmde optie

Annuleren, verplaatsen, overslaan of online; veel medische vakverenigingen stonden dit jaar voor een lastige keuze wat betreft hun live bijeenkomsten. Pepijn Klerkx van Congress Care merkt dat de voorkeur voor nu steeds meer richting online events gaat. "De techniek wordt steeds beter, net als de mogelijkheden."

Ook bij Congress Care moesten de live events er dit jaar aan geloven. "Begin maart vond er nog een congres voor operatie-assistenten plaats. Een aantal deelnemers mocht ineens niet meer naar de feestavond, laat staan naar de tweede dag van het congres. Na de eerste persconferentie begon de hectiek pas echt. In eerste instantie werden de projecten naar juni en augustus verplaatst. Later bleken toekomstproof oplossingen noodzakelijk."

Respons
Die toekomstproof oplossing waren uiteindelijk de online events. "Een aantal opdrachtgevers wilde per se een live event en besloot hun congres te annuleren, ook al betekende dat wel dat ze, bij wijze van, een jaar of langer niets meer van zich zouden laten horen. Andere partijen wilden graag hun kennis aan hun leden aanbieden, maar twijfelden over online. Een opdrachtgever hield een poll onder de leden. Uit de enorme respons bleek dat zij als vervanging van het tweedaagse congres wel degelijk drie online webinars wilden volgen en bovendien bereid waren om hiervoor een redelijke prijs te betalen."

Pionieren
Ondertussen moest het team van Congress Care aan de bak. "We hadden zelf beperkte ervaring met online events en boden dit vooral als opname na afloop van een event aan. Live uitzenden was ook voor ons nieuw. In april gingen we hiermee aan de slag. Voor Rob (Zikkenheimer, directeur) voelde het alsof hij na 23 jaar weer opnieuw aan het pionieren was. Uiteindelijk hebben we een aantal nieuwe techniekpartners opgezocht en hebben we samen met onze opdrachtgevers gekeken wat ze wilden. Er zit natuurlijk wel een groot verschil tussen een compleet platform met een lobby en een digitale expo of een live stream met chatfunctie. Ook moet je voor jezelf bedenken of je enkel kennis wilt delen of dat je een fee wilt vragen om inkomsten te genereren."

Spannend
Pepijn merkt dat de opdrachtgevers hun online debuut spannend vinden. "Ze willen dat het technisch goed is geregeld, maar ze gaan toch meer van onze ervaring uit dan bij een live event. Ook wat betreft programma-opbouw willen ze graag advies. Je kunt een live event niet integraal omzetten naar online. Vaak betekent het toch dat je je event moet inkorten, opknippen en in een andere vorm moet aanbieden zoals meerdere webinars. Een verhaal van 30 minuten kan live heel goed werken, maar online kun je dit beter verdelen in 15 minuten spreken en 15 minuten vragen behandelen. Wat we ook al een paar maal hebben gedaan, is een of twee plenaire, interactieve lezingen aanbieden waarin de verschillende onderwerpen worden besproken. Vervolgens hebben we na afloop per onderwerp een verdiepende webinar beschikbaar gesteld zodat deelnemers dit, al dat niet betaald, on demand kunnen terugkijken. Bij een live event had je moeten kiezen, nu kunnen de deelnemers alles volgen."

Accreditatie
Naast het opstellen van een goed programma zijn er meer aandachtspunten bij online events. "Een aantal opdrachtgevers gaat dit jaar wat soepeler met de accreditatie om. Toch zijn er wel degelijk mogelijkheden om via een live online platform te monitoren of iemand de sessie volgt. Na afloop van de sessie kun je bijvoorbeeld testvragen stellen. Met het on demand terugkijken van sessies is dat lastiger. Opdrachtgevers eisen dan bijvoorbeeld dat een sessie maximaal 45 minuten mag duren en gedurende die tijd niet mag worden doorgespoeld. Dat vraagt meer van je ICT-omgeving en je techniek en daar is zeker nog verbetering en doorontwikkeling mogelijk. Het is overigens wel opmerkelijk om te zien dat bij online events die monitoring ineens een stuk belangrijker is, terwijl deelnemers tijdens een live event ook niet altijd even aandachtig opletten."

Sponsoren
Ook sponsoren aangehaakt houden kan een uitdaging zijn. "De meesten snappen dat ze geen keuze hebben. En door best practises te delen en te kijken waar voor hun de meerwaarde zit, kun je prima alternatieven bieden. Denk aan een virtuele beursomgeving waarbij deelnemers via zoom of een chatfunctie met de exposanten kunnen praten of een filmpje kunnen bekijken. Die deelnemers kun je met behulp van rebussen, verstopte voorwerpen of een prijsvraag stimuleren om die digitale omgeving te bezoeken."
Een andere oplossing is een trend die voor de coronacrisis al merkbaar was. "Steeds meer partijen bieden vakinhoudelijke content in de vorm van gesponsorde sessies tijdens live congressen. Dat kun je online natuurlijk ook prima organiseren, bijvoorbeeld met een filmpje van 30 tot 60 seconden."

Achtergrond
Inmiddels hebben Pepijn en zijn collega's ruime ervaring opgedaan met online events, dus ook wat wel en niet werkt. "De achtergrond is belangrijk. Ik merkte al snel dat een sfeervolle, huiselijke setting bij een online sessie een stuk beter overkomt dan wanneer de draden, kabels en het systeemplafond in beeld zijn. De sprekers die vanuit een eigen locatie deelnemen sturen we van tevoren een briefing door zodat ze weten tegen welke achtergrond ze komen te staan en ze daar hun kleding op af kunnen stemmen. Ook geven we tips om het licht goed te krijgen. Daarnaast is het aan te raden om niet te veel data op de slides te zetten. Maar je moet ook oppassen dat de focus niet te veel op het perfecte beeld komt te liggen. Een technicus wil het hele podium zo mooi mogelijk op het scherm, terwijl het de deelnemers uiteindelijk om de inhoud gaat. Die willen liever graag de grafieken goed zien."

Gemeengoed
Pepijn verwacht dat de opdrachtgevers die nu kennis hebben gemaakt met de voordelen van online events (groter bereik, meer deelnemers), dit zeker als vast onderdeel in hun congresorganisatie zullen opnemen. "Uiteindelijk willen ze terug naar live, maar er zal structureel meer aandacht zijn voor de online deelnemers en de manier waarop de inhoud aan hen wordt gepresenteerd. Online was voorheen een inferieure optie. Nu wordt het juist omarmd."

Wil jij als organisator je verhaal delen met de redactie? Stuur een mail naar hoofdredacteur Sofie Fest via sofie@vanmunstermedia.nl.

NB: Het auteursrecht op de content op deze website en in de (online) magazines wordt door de uitgeverij voorbehouden.